Kommunikation & Vereinsleben

Postfach & Geschäftsstelle

Vereinspost an einem Ort — mit dem Mitglied gleich daneben

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Das Wichtigste zuerst

Was das für euch bedeutet

So sieht Postfach & Geschäftsstelle im Alltag eures Vereins aus — Ansicht für Ansicht aus der App.

„Die Anfragen landen beim Vorsitzenden — und bleiben da liegen.“

Ein Posteingang für den Verein, nicht für eine Person

Jede E-Mail wird ein Vorgang: Neu, In Arbeit, Wartet, Erledigt — mit zuständiger Person und Wiedervorlage. Daneben steht, wer schreibt: seit wann Mitglied, welche Familie, was offen ist, was zuletzt besprochen wurde. Ohne dass jemand in drei Programme schauen muss.

Offene Anfragen sind für alle Zuständigen sichtbar — nichts fällt durch
Wer gerade antwortet, sehen die anderen: keine doppelten Antworten
Jeder Vorgang hat einen Link, den ihr im Chat an die richtige Person gebt

EhrenVision: Ein Posteingang für den Verein, nicht für eine Person

„Unser alter Kassenwart hat die ganze Korrespondenz mitgenommen.“

Die Post gehört dem Amt — nicht dem Laptop von früher

Legt Amtsadressen an: kassenwart@, jugend@, vorsitz@. Bei der Übergabe wechselt nur die Person, der Schriftwechsel bleibt. Wer was sehen darf, regeln vier Stufen — bis hin zu „Nur Übersicht“: Man sieht, dass und wann korrespondiert wurde, ohne fremde Post zu lesen.

Übergabe ohne Passwort-Weitergabe und ohne Weiterleitungs-Chaos
Persönliche Postfächer: übernommen wird nur, was den Verein betrifft
Notfallzugriff nur zu zweit — und jeder Blick steht im Zugriffsprotokoll

EhrenVision: Die Post gehört dem Amt — nicht dem Laptop von früher

„Jede Adressänderung tippe ich von Hand ab.“

VISIO bereitet vor — du entscheidest mit einem Klick

Mit eingeschaltetem VISIO prüft zuerst ein Wächter jede Nachricht: Spam, gefälschte Absender, versteckte Anweisungen an eine KI. Was durchkommt, wird zum Vorschlag — Adressänderung übernehmen, Mitgliedsantrag vorbereiten, Kündigung bearbeiten, Antwort entwerfen. Du siehst genau, was sich ändert, und übernimmst, bearbeitest oder verwirfst.

Du entscheidest pro Vorschlag — und alles steht im Protokoll
Bankdaten pflegt ihr selbst; VISIO lässt sie aus
Mit oder ohne KI: Das Postfach ist voll nutzbar

EhrenVision: VISIO bereitet vor — du entscheidest mit einem Klick

Alles im Detail

Was in „Postfach & Geschäftsstelle“ steckt

Jede E-Mail kommt mit dem passenden Mitglied an
Amtsadressen wandern bei der Übergabe einfach mit
Keine Anfrage bleibt liegen: Status, Zuständige, Wiedervorlage

Start in fünf Minuten: Stufe 0: eine Weiterleitungsregel beim bisherigen Anbieter. Kein DNS, nichts an euren E-Mails ändert sich.
Vorhandenes Postfach: Per IMAP verbinden: Anbieter wird erkannt, Empfang und Versand getestet, Antworten landen auch im Gesendet-Ordner eures Postfachs.
Eigene Domain: Subdomain oder Hauptdomain mit SPF, DKIM und DMARC. Der Gesundheitscheck zeigt live, was fehlt, und gibt die Einträge zum Kopieren aus.
Vorgänge: Status, Zuständige, Wiedervorlage, Papierkorb mit 30 Tagen. Vorgänge unter gesetzlicher Aufbewahrung lassen sich nicht löschen.
Kontext zum Absender: Mitglied oder Kontakt wird zugeordnet: Status, Familie, offene Posten, letzte Rechnung, frühere Korrespondenz.
Vereins-, Amts- und persönliche Adressen: Die Art des Postfachs entscheidet, wem die Post gehört — dem Verein, dem Amt oder der Person.
Vier Sichtbarkeitsstufen: Kein Zugriff, Nur Übersicht, Übersicht mit Zusammenfassung, Vollzugriff. Nicht eingeordnete Post gilt als privat.
Vertretung & Notfallzugriff: Vertretung zeitlich begrenzt und selbst erteilt; Notfallzugriff nur nach Vier-Augen-Freigabe, mit Ablaufdatum und Benachrichtigung.
Zugriffsprotokoll: Jeder Blick in fremde Post ist festgehalten: wer, wann, warum.
VISIO-Vorschläge: Antwortentwürfe, Aufgaben, Kündigungen, Mitgliedsanträge und Adressänderungen als Vorschlag — geprüft von einem Wächter, angewendet von euch.

Häufig gefragt

Was Vereine dazu wissen wollen

Die Fragen, die am Telefon wirklich gestellt werden — mit der Antwort, die wir am Telefon auch geben.

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Müssen wir unsere E-Mail-Adressen umziehen?

Nein. Zum Start reicht eine Weiterleitung beim bisherigen Anbieter, oder ihr verbindet das vorhandene Postfach per IMAP. Die eigene Domain richtet ihr erst ein, wenn ihr so weit seid.

Ersetzt das Outlook?

Nein, und das soll es auch nicht. Es gibt keine beliebigen Ordner, keine Serverregeln und keinen Kalender-Abgleich. Das Postfach ist für Vereinspost gebaut — mit Vorgängen, Zuständigen und Kontext.

Kann der Vorstand meine privaten Mails lesen?

Nein. Aus persönlichen Postfächern wird nur übernommen, was den Verein betrifft, und nicht Eingeordnetes gilt als privat. Selbst Administratoren lesen keine fremde Post — dafür gibt es nur den Notfallzugriff mit Vier-Augen-Freigabe und Protokoll.

Was passiert, wenn jemand plötzlich ausfällt?

Eine Person beantragt den Notfallzugriff mit Begründung, eine zweite gibt frei. Der Zugriff läuft nach spätestens 30 Tagen ab, die Inhaberin oder der Inhaber wird informiert, und jeder einzelne Blick steht im Protokoll.

Liest eine KI unsere E-Mails?

Das entscheidet ihr: VISIO arbeitet nur mit, wenn ihr es einschaltet. Dann prüft zuerst ein Wächter jede Nachricht, und bevor Text an ein Sprachmodell geht, entfernt unsere Datenschutz-Schicht Namen, Adressen und weitere persönliche Kennungen. Was aus einem Vorschlag wird, entscheidet ihr.

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